دریافت خبرنامه و ویژه نامه
بودجه عملیاتی

بودجه عملیاتی یا بودجه بر حسب عملیات بر اساس وظایف، عملیات و پروژه هایی که سازمان های دولتی تصدی اجرای آنها را به عهده دارند تنظیم می شود. در تنظیم این نوع بودجه به جای توجه به کالاها و خدماتی که دولت خریداری می کند و یا به عبارتی به جای توجه به وسایل اجرای فعالیت ها، خود فعالیت و مخارج کارهایی که باید انجام شود، مورد توجه قرار می گیرد.

 

بودجه عملیاتی

در بوجه عملیاتی علاوه بر تفکیک اعتبارات به وظایف، برنامه ها، فعالیت ها و طرح ها حجم عملیات و هزینه های اجرای عملیات دولت و دستگاه های دولتی طبق روش های عملی ای مانند حسابداری قیمت تمام شده محاسبه و اندازه گیری می شوند. ارقام پیش بینی شده در بودجه عملیاتی باید مستند به تجزیه و تحلیل تفصیلی برنامه ها و عملیات و نیز قیمت تمام شده آنها باشد. برای مثال در بودجه عملیاتی مشخص شود که قیمت تما شده یک تخت بیمارستان چقدر باید باشد و یک بیمارستان صد تختخوابی چقدر هزینه و زمان نیاز دارد.


بودجه ریزی عملیاتی نوعی سیستم برنامه ریزی، بودجه ریزی و ارزیابی است که بر رابطه بودجه هزینه شده و نتایج مورد انتظار تأکید می کند. در چارچوب بودجه ریزی عملیاتی، بخش های مختلف اداری بر اساس استانداردهای مشخصی تحت عنوان شاخص های عملکرد پاسخگو هستند و مدیران در بودجه ریزی عملیاتی  منابع براساس اولویت امور و نتایج قابل اندازه گیری تخصیص داده می شوند. بودجه عملیاتی محصول برنامه ریزی استراتژیک است که درآن تصمیمات مربوط به تخصیص بهینه منابع برپایه نتایج پذیرفته شده و محک های سازمانی مربوط به اهداف کلی، اختصاصی، استراتژی ها و برنامه های عملیاتی هر سازمان صورت میگیرد. بعد از تهیه برنامه استراتژیک، هر سازمانی که اعتبارات دولتی دریافت می کند بودجه خود را طوری تهیه و تنظیم می کند که تصمیم گیری های دارای اولویت مربوط به برنامه استراتژیک خود رامنعکس کند. پس تقاضای بودجه توسط سازمان بیانگر نیازهای آن سازمان برای اجرای نتایج دارای اولویت در برنامه استراتژیک خود می باشد.

 

بودجه ریزی عملیاتی یک برنامه تلفیق عملکرد سالانه وبودجه سالانه می باشد که روابط بین سطح اعتبارات برنامه و نتایج مورد انتظار را نشان می دهد. همچنین تائید می کند که یک هدف یا مجموعه ای از هدفها باید با مقدار معینی از اعتبارات بدست آید. یک بودجه عملیاتی علاوه بر تخصیص هزینه های فعالیت، همه فعالیتهای (مستقیم و غیرمستقیم) مورد نیاز برای پشتیبانی یک برنامه را تعریف و تعیین می کند.
یک بودجه عملیاتی عبارت است از یک برنامه سالانه به همراه یک بودجه سالانه که رابطه میان میزان وجوه تخصیص یافته به هر برنامه با نتایج به دست آمده از اجرای آن برنامه را نشان می دهد. این بدان معنی است که با هر میزان مخارج انجام شده در هر برنامه ، می باید مجموعه معینی از اهداف تامین شود.

 

ویژگیهای بودجه عملیاتی
- چارچوب زمانی برای انجام بودجه عملیاتی باید واقع گرایانه باشد.
- برنامه های استراتژیک می بایست  با معنی، با تفکر و براساس نیازها و بر مبنای داده ها و اطلاعات و به منظور تهیه بودجه عملیاتی باشد.
- شکل بودجه عملیاتی باید ساده و قابل فهم باشد تا اجرای آن بهتر و ساده تر صورت گیرد.
- قوه مجریه و مقننه نیازمند فهم هدف و روابط حاکم بر بودجه عملیاتی هستند به طوری که تعهدات اجرای بودجه عملیاتی نمایان شود.
- نتایج اغلب خارج از کنترل هستند.
- قانونگذاران باید نقش فعال تری در اجرای بودجه عملیاتی اجرا کنند.

 

روشهای اجرای بودجه ریزی عملیاتی
به طور کلی سه روش اصلی اجرای بودجه ریزی عملیاتی، شامل حسابداری قیمت تمام شده، کارسنجی و هزینه یابی بر مبنای فعالیت، وجود دارد، هرچند از روش هایی نظیر بودجه سرانه و روش ثابت گرفتن هزینه کل نیز به عنوان روش های بودجه ریزی عملیاتی نام برده می شود ولی در این جا فقط روش های عمده تشریح می گردند.


الف)تنظیم بودجه ریزی عملیاتی طبق حسابداری قیمت تمام شده
تنظیم بودجه عملیاتی با استفاده از روش محاسبه «قیمت تمام شده» محتاج استقرار یک نظام کامل حسابداری قیمت تمام شده در کنار نظام حسابداری مالی موسسه است. مراحل تنظیم بودجه ریزی عملیاتی طبق حسابداری قیمت تمام شده به قرار زیر است:
(1) طبقه بندی عملیات
(2)انتخاب واحداندازه گیری
(4)پیش بینی حجم عملیات
(5)محاسبه هزینه عملیات  


ب) تنظیم بودجه ریزی عملیاتی طبق روش اندازه گیری کار یا کارسنجی
روش حسابداری قیمت تمام شده به لحاظ در نظر گرفتن کلیه عناصر هزینه (حقوق ودستمزد ،وسایل وملزومات وحتی استهلاک) روش کاملی است. اما اجرای آن محتاج استقرار یک نظام حسابداری مالی و قیمت تمام شده(صنعتی) پیشرفته است که دربسیاری از موسسات عملاً مقدور نیست، علاوه بر آن متناسب با تغییر قیمتها و دستمزدها، هزینه واحد کار نیز باید دائماً محاسبه و تغییر داده شود. از این رو روش اندازه گیری کار برای برآورد هزینه های اداری و پرسنلی بسیاری از موسسات توصیه می شود. این روش فقط با یکی از عناصر هزینه، یعنی مقدار زمان مصروفه برای تکمیل یک واحد کار، ارتباط دارد و سایر عناصر هزینه از قبیل مواد و وسایل و هزینه های استهلاک که در روش قیمت تمام شده محاسبه می شوند در نظر گرفته نمی شوند. دراین روش رابطه حجم کار و زمان لازم برای انجام دادن آن مورد توجه است. برای اندازه گیری کار دو روش معمول است:که یکی براساس بررسیهای زمانی ودیگری بر مبنای تجزیه وتحلیل آماری می باشد.


ج) روش هزینه یابی بر مبنای فعالیت(ABC)
سیستم هزینه یابی بر مبنای فعالیت یکی از سیستم های جدید هزینه یابی است که می تواند بصورت جداگانه و یا همراه با سایر سیستم های هزینه یابی بکار گرفته شود. یکی از ویژگیهای مهم ABC که آن را از سیستم های سنتی متمایز می سازد، توجه به پدیده های نوین و اثرات تکنولوژی حاکم بر فعالیت های خدماتی امروزی است و تا حد ممکن با بکارگیری روشهای مناسب، این اثرات را به طور کمّی جذب خدمات ارائه شده می کند. این  سیستم، در مقایسه با سیستم های هزینه یابی سنتی بدلیل استفاده از مبناهای تسهیم هزینه متناسب با هر فعالیت، براحتی قادر به محاسبه و سنجش تاثیر روش های نوین در محاسبه بهای تمام شده خدمات می باشد. علاوه بر این، سیستم ABC فلسفه نوین مدیران را که ارائه خدمات بهتر توام با هزینه پایین تر می باشد را مد نظر قرار می دهد.   
بر خلاف روشهای سنتی هزینه یابی، ABC در سیستم های خدماتی و تولیدی پیچیده و غیر معمول نیز کاربرد دارد. در این گونه موارد این سیستم دو نوع هزینه متغیر جدید را که عبارتند از: هزینه های مربوط به پیچیدگی و هزینه تنوع خدمات را در ساختار هزینه ها در نظر می گیرد. این ویژگی های برتر باعث شده است روز بروز بر استفاده کنندگان این سیستم و کاربردهای گوناگون آن افزوده شود. بطوری که سازمانهای امروزی خصوصا" سازمانهای در سطح جهانی دستیابی به این سیستم و استفاده از توانایی های آن را به عنوان یک مزیت برتر برای سازمان خود تلقی می کنند.

 

مکانیزم عملکرد  سیستم ABC
در سیستم های هزینه یابی سنتی، عموما" از طریق ایجاد مراکز هزینه، کلیه هزینه های دوایر عملیاتی و پشتیبانی بر حجم خدمات ارائه شده تقسیم می گردد تا از این طریق بهای تمام شده خدمات، تعیین شود. در این سیستمها هیچ گونه ارتباط مستقیمی بین فعالیت های لازم جهت برای خدمات ارائه شده و میزان استفاده از منابع وجود ندارد. در نتیجه بهای تمام شده خدمات منعکس کننده مستقیم فعالیت ها و ارزش های منابع بکار گرفته شده نمی باشد. اما  سیستم ABC این مشکل را بوسیله مرتبط کردن هزینه های سازمانی با هزینه های فعالیت های عملیاتی مرتفع می سازد.
از نظر عملی، سیستم ABC روابط علّی بین ایجاد هزینه ها و فعالیتهای لازم جهت ارائه خدمات را که برای سازمان ارزش اقتصادی ایجاد می کنند را مشخص  می سازد. این سیستم از این باور سرچشمه می گیرد که خدمات  فعالیت ها را مصرف می کنند و فعالیت ها منابع را در این روش ابتدا هزینه ها به فعالیت ها تخصیص می یابد و سپس هزینه های تخصیص یافته به فعالیت ها، بر مبنای استفاده هر یک از خدمات از فعالیت ها، به آنها تخصیص داده می شود.

 

اهداف بودجه ریزی عملیاتی
هدف نهایی بودجه ریزی عملیاتی کمک به اتخاذ تصمیمات عقلایی درباره تخصیص و تعهد منابع دولتی براساس پیامدهای قابل سنجش می باشد که نتایج قابل انتظار (عملکرد) دستگاه را در طول زمان منعکس می کند. با این تفسیر بودجه ریزی عملیاتی مقاصد و اهداف زیر را دنبال می کند:
-1 ارائه مبنای صحیح برای اتخاذ تصمیم در خصوص تخصیص منابع
-2 تعیین نتایج قابل سنجش و مورد انتظار که از یک تخصیص بودجه خاص قابل حصول است.
-3 تمرکز فرآیند تصمیم گیری روی مهم ترین مسائل و چالش هایی که دستگاه با آن مواجه است.
-4 ایجاد یک فرآیند منطقی برای تصمیم گیری در خصوص بودجه که بطور مستقیم با فرآیند برنامه ریزی، اجرا و کنترل، ارزیابی و گزارش عملکرد در ارتباط می باشد.
-5 ایجاد ارتباط بین بودجه و نتایج عملکرد بودجه
-6 تمرکز فرآیند تصمیم گیری روی مهم ترین مسائل و چالش هایی که دستگاه با آن روبروست.
-7 ارائه مبنایی برای پاسخ گویی بیشتر در قبال استفاده از منابع کشور
-8 افزایش کارایی مدیریت هزینه ها و صرفه جویی در هزینه ها

 

مزایای بودجه ریزی عملیاتی
بطو رخلاصه می توان مزایای بودجه ریزی عملیاتی را چنین عنوان نمود:
1)افزایش پاسخگویی بر اساس نتایج
2) بهبود مدیریت عملکرد
3)بهبود نحوه تخصیص
4)یک ابزار تشخیصی ارزشمند ارائه می دهد
5)بهتوجیه بودجه کمک می کند: یک بودجه عملیاتی اثربخش، نسبت به بودج ه ریزی سنتی، شفافیت بیشتری را به عملکرد عملیاتی نسبت به بودجه ریزی سنتی می دهد. بودجه ریزی عملیاتی با استفاده از مقیاس های واضح، هزینه کلی فعالیت را به عنوان مبنایی برای چهارچوب ستاده های برنامه ها و اهداف عملکرد می سنجد و ابزار ارزشمندی برای بررسی چگونگی تأثیر تغییرات در مخارج بر نتایج را تأمین می کند.
6) به عنوان مبنایی برای نظام مدیریت عملکرد عمل می کند.
7) اجازه می دهد برنامه ها اهداف دوجانبه داشته باشد.
8) از تصمیم های آگاهانه و ملموس تر حمایت می کند. (عادل آذر ، وفایی)

 

مــعایب بــودجه عملیاتی:
نقطه ضعف این نوع بودجه ریزی این است که زمان بر و پر هــزینه است. شــناسایی هزینه فعالیت ها فرآیندی پیچیده است و مستلزم صرف زمان و انرژی قابل ملاحظه ای است. همچنین به دلیل ترس از استفاده از شاخص ها برای مــجازات و تنبیه پتانسیل زیادی برای ایجــاد مقاومت دارد. چالشی که در مــسیر تعریف بــودجه عملیاتی مطرح است شاخص های عملکردی است که از طریق ارتقاء سیستم های اطلاعاتی مالی و مدیریتی، ممکـــن است. تعیین اهداف برای خروجی های بــرنامه، هزینه واحد و نتایج بدست آمــده از بـرنامه در بودجه عملیاتی فقط بخشی از راه حل است و مــهمتر از آن فـراهم کردن اطلاعات معتبر و به موقع در خــصوص عملکرد بــرنامه در طول سال است. (انور جعفری  1392)
به طور کلی می توان گـفت یکی از مهمترین وجــه تمایز این شیوه ها نوع اهداف آن هاست به گونه ای که پاسخ گویی مــالی برای شـیوه ی بودجه ریــزی افزایشی اولین هدف تلقی می شود و در صورتی که هدف اصلی بودجه ریزی بــرنامه ای، پاسخ گویی بـرنامه ای است. بودجه ریزی های عملیاتی و بر مــبنای صفر هر کدام به ترتیب کارآیی پی گیری بـرنامه های اولیت دار را مــبنای عمل خود قرار می دهند. هــمین طور نـقش آفرینان اصلی هر کدام از شیوه های بودجه ریزی نسبت به دیگری متفاوت است و اجراء دقیق هــر کدام از شیوه ها رابطه تنگاتنگی با شــناسایی دقیق نقش آفرینان اصلی دارد. (بازگیر، 1385، 1)

 

مراحل بودجه ریزی عملیاتی
برای انجام بودجه ریزی عملیاتی بطور خلاصه می توان مراحل زیر را عنوان کرد :
-1 تجدید ساختار بودجه و سازماندهی آن بر اساس برنامه های راهبردی
-2 تشریح و تصریح رابطه ساختار سازمان با بودجه های عملیاتی از بالا به پایین
-3 مرتبط ساختن فعالیت های روزمره به بودجه بر اساس شاخص ها
-4 استخراج هزینه کامل فعالیت جهت تسهیل دستیابی به اهداف
 

الزامات بودجه عملیاتی
در رابطه با بودجه عملیاتی نکات زیر در خور توجه است:


1 - تنظیم برنامه و کنترل عملیات: مبنای برآورد هزینه در تنظیم بودجه برحسب عملیات، همان برنامه عملیاتی می باشد و در نتیجه رابطه بسیار نزدیکی بین تنظیم بودجه و اجرای بودجه ایجاد می گردد. برنامه عملیات مبنای اعتبارات به شمار می رود و با استقرار سیستم گزارش های جامع و دقیق می توان در فواصل معین (مثلا در آخر هرماه) مقدار عملیات انجام یافته را با عملیات پیش بینی شده مقایسه کرد و انحرافات نتایج عملیات از برنامه عملیات را (که مبنای برآورد هزینه و اعطای اعتبارات بوده است) مشخص نمود. بدین ترتیب تهیه برنامه عملیات و استقرار سیستم گزارش ها که لازمه تنظیم بودجه برحسب عملیات می باشد وسیله موثری به منظور کنترل عملیات، یعنی مقایسه عملیات انجام یافته با عملیات پیش بینی شده و جلوگیری از وقوع یا تکرار انحرافات محسوب می گردد و بدین جهت نظارت مرکزی مقامات عالیه یک سازمان را تسهیل می نماید.


2 - تجدید نظر و تصویب برآورد های بودجه: تنظیم بودجه برحسب عملیات موجب بهبود کیفیت و تجدیدنظر در برآورد های بودجه (مخصوصا در مرحله قانونگذاری) می گردد. تنظیم بودجه برحسب عملیات موجب می شود که مقامات قانونگذار نقش مهمی در جریان تجدیدنظر نهایی بودجه ایفا ننمایند. علت اصلی این موضوع آن است که بودجه عملیات طبق فنون و روش های خاصی تنظیم می گردد که مبتنی بر بررسی های تخصصی است، به علاوه مطالعه بودجه عملیاتی مستلزم صرف وقت و مداخله زیاد است. بدین جهت غالبا اعتبارات درخواستی سازمان های اجرایی را به همان شکل و نحوه ای که تقدیم می گردد تصویب می کند. در نتیجه تنظیم بودجه برحسب عملیات موجب می گردد که قانونگذار بدون دلیل و منطق قوی از تقلیل اعتبارات خودداری نماید. در عین حال این مساله برای اشخاصی که کنترل پارلمانی دخل و خرج مملکتی را لازمه دموکراسی می دانند طبعا نگرانی ایجاد می کند. شکی نیست که تنظیم بودجه برحسب عملیات عملا بر توان علمی قوه مجریه در تدوین بودجه و اجرای آن می افزاید.

 

3 - عدم تمرکز در عمل برآورد هزینه: یکی از مزایای دیگری که برای تنظیم بودجه طبق عملیات قایل می شوند، عدم تمرکزی است که ظاهرا عمل برآورد هزینه ایجاد می کند. در بودجه عملیاتی برآورد هزینه برمبنای عملیات و برنامه های مختلف سازمان انجام می گیرد و بدین جهت برآورد هزینه در مراحل اولیه توسط افرادی صورت می گیرد که نظارت مستقیم بر عملیات را به عهده دارند، مانند روسای دوایر و شعبه های سازمان، بدین ترتیب برآورد هزینه از طبقات تحتانی سازمان شروع می شود و به ترتیب سلسله مراتب اداری مورد تجدیدنظر و جرح و تعدیل مقامات بالاتر قرار می گیرد. بدیهی است این عمل در صورتی مفید است که روسای واحد های طبقات پایین سازمان مقدار هزینه را واقعا و از روی صداقت بر مبنای عملیات برآورد نمایند والا چنانچه واحد های نامبرده ابتدا اعتبارات خود را برحسب تعداد کارمندان و وسایل و ملزومات و غیره در نظر بگیرند و بعد برنامه عملیات را طوری تنظیم و هزینه عملیات را به نحوی برآورد کنند که اعتبارات پیشنهادی ایشان را صرف نظر از مخارج واقعی عملیات توجیه نماید، در این صورت تنظیم بودجه برحسب عملیات نتایج مطلوب را به دست نخواهد داد.

 

نخستین شرط در تنظیم و تدوین بودجه برحسب عملیات، طبقه بندی عملیاتی است که سازمان های دولتی انجام می دهند. کلیه عملیات مشابهی که برای اجرای هدفی خاص لازم است، باید تحت عنوان یک برنامه مجتمع، مسوولیت اجرای آن به عهده سازمان واحدی واگذار گردد. در شرایط کنونی بسیاری از عملیات مشابه که هدف واحدی دارند توسط دستگاه های مختلف دولتی اجرا می گردند. حتی تقسیم کار بین دوایر و ادارات یک سازمان به نحوی است که از تکرار و اشتراک وظایف جلوگیری به عمل نمی آید، در نتیجه حدود مسوولیت و جوابگویی موسسات دولتی به دقت معلوم نیست و تعیین هزینه عملیاتی که هدف واحدی را در بر دارند میسر نمی باشد. بنابراین شرط اولیه، اجرای نظریه جدید، برآورد هزینه به تفکیک برنامه ها و عملیات سازمان های دولتی است و برای این منظور کلیه عملیات مشابهی که برای اجرای هدف واحدی اجرا می گردند، باید جمعا در یک واحد سازمانی متمرکز شوند و از موازی کاری و انجام یک فعالیت مشابه در دستگاه های متعدد اجتناب شود.

 

 

منابع: 

مقاله روش های پیش بینی بودجه

سایت تخصصی حسابداران خبره ایران

 
 
 
 
|  
  |
دیدگاه کاربران
هدیه مالی تیم متفکران نوین مالی در شبکه اجتماعی