برنامه‌ریزی، تصمیم‌گیری در زمان حال برای آینده است. هر چه بتوان آینده را دقیق‌تر پیش‌بینی کرد و هر چه بتوان عوامل تاثیرگذار بر کار در آینده را بهتر شناخت و بهتر تحلیل نمود، آنگاه می‌توان انتظار برنامه موثرتر و کاراتری داشت.
اعتبار هدیه بگیرید و مشارکت کنید
با اعتبار هدیه، از خدمات ویژه استفاده کنید
در بازارکار حسابداری و مالی بدرخشید
خدمات مالی و حسابداری خود را معرفی کنید
برنامه‌ریزی در محیطی معنا می‌یابد که در آن قیود و محدودیت‌هایی مطرح باشند؛ اگر هیچ محدودیت و هیچ قیدی وجود نداشته باشد، برنامه‌ریزی بی‌معناست. تصور نمایید در محیطی منابع بی‌پایان در دست باشند، زمان تحویلی مشخص نشده باشد و کار را بتوان با هر کیفیتی تحویل داد، در این محیط هر کس می‌تواند به هر شکلی رفتار کند و برنامه‌ای نیاز ندارد .متاسفانه، جهان پیرامون ما آمیخته‌ای است از محدودیتهای گوناگون که هر یک به شکلی اثر خود را بر کار می‌گذارند؛ سازمان‌هایی پیشرو هستند که بتوانند عوامل تاثیرگذار بر کار را شناسایی و بر اساس میزان تاثیر آنها بر کار خود، برنامه‌ای قوی تهیه نمایند و مهم‌تر از برنامه‌ریزی، تعهد کافی برای اجرای برنامه در خود ایجاد کنند. در این گام به تشریح محدودیتهای شش‌گانه پروژه می‌پردازیم:
بسیاری از پروژه‌ها به حدی سریع پول جذب می‌کنند که متوجه نمی‌شوید! بودجه اولین محدودیت تمام پروژه‌های کوچک و بزرگ است. حتی در پروژه‌های فرهنگی که افرادی بدون دریافت کارمزد برای انجام کار قدم پیش می‌گذارند نیز کمبود نفرات و کمبود اعتبار برای تهیه ملزومات، محدودیت است. بودجه‌ریزی پروژه، از وظایف مهم برنامه‌ریزان پروژه است و چگونگی تامین اعتبارات لازم برای پیشبرد اهداف پروژه از وظایف بسیار مشکل مدیران است! به‌خصوص در پروژه‌های بزرگ علاوه بر تامین اعتبارات برای فعالیت‌ها، چگونگی چینش فعالیت‌ها و تعیین پیش‌نیازهای آنها برای انجام موثر کار با توجه به زمان احتمالی اخذ اعتبارات مالی مهم هستند. مثلا نمی‌توان در یک سال کل زیرسازی یک بزرگراه را تمام کرد و بدون تهیه اعتبار برای روکش آسفالت آن، منتظر رسیدن بودجه در سال بعد ماند؛ باران و برف اثر مخربی بر روی زیرسازی خواهند گذاشت به گونه‌ایکه بخشی از بودجه باید صرف مرمت زیرسازی شود. در چنین مواقعی می‌توان بزرگراه را در قطعاتی مجزا به پایان رساند و قطعات را به‌تدریج به یکدیگر متصل نمود. در فازبندی کار و تعیین اندازه بهینه محدوده هربخش، بودجه و چگونگی تامین آن از مهم‌ترین عوامل است. مدیران باید اطلاعات دقیق اخذ بودجه و چگونگی تعهد مالی تامین‌کنندگان را دریافت و در اختیار برنامه‌ریزان قرار دهند و در مدت اجرای پروژه ، به دقت، اخذ بودجه از منابع را پیگیری کنند.
زمان برای هیچ‌کس صبر نمی‌کند! به خصوص برای مدیر پروژه‌ای که باید ساخته‌اش را در زمان معینی تحویل دهد. برنامه پروژه به دلیل مشخص کردن زمانی برای تحویل کار، به معنای ترسیم یک قید برای پروژه، همواره یک محدودیت است. به خصوص در پروژه‌های به هم‌پیوسته که خروجی‌های یکی به عنوان ابزار یا بخشی از محصول نهایی پروژه دیگر است، فشار بر مدیران برای تحویل به موقع بیشتر است. در چنین مواقعی برنامه پروژه و منابع موردنیاز بر مبنای زمان از پیش تعیین‌شده، تعیین‌می‌شوند؛ در صنعت این‌گونه برنامه‌ریزی را Pull System Planning گویند . محدودیت زمان، در بازار رقابتی امروز به حدی است که مدیریت موثر زمان، به‌عنوان ابزاری برای نجات سازمان‌ها مطرح است. تفاوت بین پیشرو بودن و تقلیدکردن تنها در زمان اولین تحویل به بازار است !
می‌توان با روشهای مختلف پول یا تجهیزات لازم برای اتمام پروژه را تامین کرد، اما یافتن افراد خوب و کاری برای پروژه، افرادی که واقعا حلال مشکلات باشند، بسیار دشوار است. برخی افراد بدون قیمت هستند و پیشرفت یک پروژه تنها به حضور آنان بستگی دارد؛ جذب و استخدام افراد مناسب و از آن مهم‌تر نگاه‌داشتن آنها در تیم پروژه کار آسانی نیست و هنری است که مدیران معدودی آن را دارا هستند . از سویی اختلافات بین افراد، چه درون تیم پروژه و چه با افرادی خارج از آن، امری همیشگیست و حل‌وفصل آنها از وظایف مهم مدیران است؛ این اختلافات همیشگی هستند ولی باید با مدیریت مناسب آنها را در جهت رشد سیستم به کار انداخت .
واقعیات محیطی بر پروژه‌ها موثرند. تامین بودجه، تعیین برنامه و چگونگی عملکرد افراد همگی از واقعیات محیط اجرای پروژه تاثیر می‌پذیرند. به عنوان مثال اعضای تیمی که پروژه‌ای را با موفقیت به اتمام رسانده‌اند، ممکن است در پروژه‌ای دیگر ناموفق باشند. ممکن است شرایط محیطی حتی آب‌وهوا بر کار افراد، تجهیزات، صحت برنامه و سایر پارامترها تاثیر گذارد. اغلب لازم است تا پس از مدتی کوتاه از کارکرد پروژه، عمدتا بین پنج تا ده درصد پیشرفت پروژه، بازبینی جامعی از چگونگی تامین بودجه، برنامه و کارکرد افراد به عمل آید تا از انطباق کامل آنها اطمینان حاصل شود. معمولا در این مرحله تغییراتی در برنامه‌ها و اعضای تیم پدید می‌آید چرا که واقعیات محیط بهتر مشخص شده و مدیر و برنامه‌ریزان پروژه می‌توانند برای مقابله با آنها برنامه‌ریزی کنند .
در برنامه‌ریزی هر پروژه‌ای فرض می‌شود که ابزار موردنیاز آن در زمان معین آماده می‌شود. بسته به نوع و اندازه پروژه، ابزارهای متفاوت و گاهی خاص برای انجام کارها لازمند؛ در صورت حاضربودن آنها و درستی کارکردشان، یکی از الزامات پروژه برای تکمیل در زمان مقرر آماده‌است. اما تجهیزات ممکن است خراب شوند، بشکنند یا هم‌زمان در دو یا چند پروژه درگیر باشند. ابزار و وسایل ، هم به لحاظ هزینه و بار کاری و هم به لحاظ زمان تدارکشان از جمله محدودیتهای مهم پروژه هستند که باید در هنگام برنامه‌ریزی توجه لازم را به آنها معطوف داشت. گاهی تهیه ابزار و تجهیزات و تجهیز کارگاه پروژه (Mobilization) خود یک پروژه بزرگ است؛ درچنین مواقعی مدیر پروژه مادر باید تمام تمهیدات لازم را برای به موقع آماده‌شدن تجهیزات و کارگاه و تنظیم هم‌پوشانی فعالیت‌ها به کار برد .
نمی‌توان رفتار طبیعت را به دقت پیش‌بینی کرد اما می‌توان با توجه به داده‌های پیشین و نگاهی به تاریخ اثر بلایای طبیعی را کم نمود. شروع کار زیرسازی باندپرواز فرودگاه در ابتدای فصل زمستان یا روکش‌کردن زمین خیس با آسفالت، به نظر هر کس غیرمنطقی می‌رسد اما متاسفانه در هنگام برنامه‌ریزی ممکن است نادیده گرفته شوند؛ برنامه خوب برنامه‌ای است که همه عوامل موثر بر خروجی را شناسایی کرده، برای آنها چاره‌اندیشی کند. هزینه‌های بسیاری به‌دلیل بی‌توجهی به این نکات به‌صورت مستقیم یا غیرمستقیم به پروژه یا استفاده‌کنندگان خروجی‌های آن وارد می‌شود . درکنار این موارد قابل پیش‌بینی ممکن است گاهی اتفاقاتی درمسیر پروژه پیش بیایند. زلزله، وقوع‌جنگ و تغییر ناگهانی قوانین از جمله این موارند؛ هرچند نمی‌توان چنین بلایایی را پیش‌بینی نمود اما برنامه‌ریزان خوب باید راهکارهایی پیش‌بینی نمایند تا در صورت وقوع، پروژه کمترین آسیب را از آنها ببیند. دستورالعمل‌های تغییر و بندهای فورس‌ماژور در قراردادها از این مواردند؛ به یاد داشته باشیم که :همه چیز را نمی‌توان پیش‌بینی نمود
پایگاه جامع مهندسی صنایع ایران
ثبت نام و عضویت میز کار
