هدفگذاران پروژه، در تعیین اهداف لازم است شش معیار مهم را در نظر گیرند تا پروژه بتواند تولید ارزش نماید. این شش ویژگی، مختص اهداف پروژهها نبوده و اصول آنها را باید برای کلیه اهداف سازمان رعایت نمود. هدف باید مشخص، قابل دسترسی، دارای بعد زمانی، قابل اندازهگیری، دارای مسئول تحویل مشخص و مورد تایید عام افراد پروژه باشد.
اعتبار هدیه بگیرید و مشارکت کنید
با اعتبار هدیه، از خدمات ویژه استفاده کنید
در بازارکار حسابداری و مالی بدرخشید
خدمات مالی و حسابداری خود را معرفی کنید
اهداف باید بهروشنی، مشخصات خروجیهای پروژه را بازگو کنند؛ به گونهای که اگر مدیر لایق دیگری جای مدیر فعلی را پر کند، بتواند به راحتی منظور از کار را درک کرده، آنرا ادامه دهد. از همکاران و صاحبنظران دیگر بخواهید اهداف پروژهی شما را مطالعه کنند، سپس از آنها سوالاتی درباره پروژه بپرسید؛ چگونگی درک آنها از منظور پروژه میتواند نشانگر موفقیت شما در تعریف هدف باشد. پاسخهایی گنگ به سئوالات شما و افرادی که کاملا متوجه منظور پروژه نشدهاند نشاندهنده لزوم بازتعریف اهداف هستند. اهداف را با زبان مهندسی و با لغات استاندارد مهندسی بیان نمایید. هر چه هدف برای مدیر، طراحان، مجریان و سایر اعضای گروه کاری پروژه روشنتر باشد بهتر میتوانند درکنار یکدیگر کار کرده، تلاشهای خود را تنها معطوف به خواستههای پروژه میکنند. بهتر است مدیر کلیه ویژگیهای خروجی پروژه را بررسی و آنرا برای اطلاع عموم مکتوب کند.
اهداف باید شدنی و در حوزه واقعیت تعریف شوند. تعیین دستیافتنی بودن یا نبودن اهداف بستگی به شرایط انجامدهندگان پروژه و محیط اجرای پروژه دارد. ممکن است هدفی که در یک سازمان شدنی است در سازمان دیگری نشدنی تلقی گردد. هدفگذاران باید پیش از آغاز هدفگذاری، شناخت جامعی از توان سازمان خود داشته باشند؛ اگر اهداف در سطح توان سازمان تعریف شوند کارکنان با آسودگی خاطر و اطمینان از تواناییهای خود کار را آغاز و در فضایی به دور از فشارهای عصبی کار را به پایان میبرند. از سویی باید به یاد داشت که سازمانها میتوانند توان خود را برای رسیدن به یک هدف افزایش دهند. همچنین، هدفگذاران پروژه باید از پروژههای موازی با پروژهی خود در سازمان، خروجیها و تاثیرات احتمالی آنها بر این پروژه آگاه باشند.
در هدف باید به روشنی مشخص شود که تا چه زمانی باید به نقطه مورد نظر رسید؛ نداشتن زمان تحویل مشخص برای اهداف، یعنی مشخص نبودن آن تعیین زمان برای دستیابی به اهداف برمبنای واقعیات کار، محیط و توان سازمان محاسبه میشود یا به دلیل رقابت در محیط به آن اجبار میشود. سازمان باید زمان را بشناسد و بداند که انجام یک کار تا چه زمانی میتواند مفید باشد و پس از آن، انجام کار سود چندانی ندارد. گاهی اوقات باید با توجه به منابع در دست و چگونگی تخصیص آنها به پروژه، تغییراتی در هدف ایجاد نمود.
موفقیت یا شکست پروژه در دستیابی به اهداف باید به نوعی اندازهگیری شود. از اینروست که اهداف باید دارای اجزای قابل اندازهگیری باشند و استانداردها یا همان خطکش اندازهگیری برای بررسی آنها پس از دستیابی نیز مشخص شوند. هر پروژه باید دارای قلم قابل تحویل کاملا تعریفشدهای باشد که بتوان کیفیت آن را با شاخصهایی معین اندازه گرفت. هرچند مقوله کیفیت در علوم مهندسی حیاتی است اما نباید در امور مهندسی، کیفی سخن گفت. در مهندسی، کلمات خوب و بد، اولین یا بزرگترین، مفهومی ندارند، این شاخصها هستند که میتوانند حکم دهند چیزی تحت استانداردی مشخص قابل قبول هست یا خیر. موفقیت پروژه تنها با تحویل بهموقع اقلام قابل تحویل ، تحت بودجه مقرر معنا دارد .این ویژگی در اهداف از بحثبرانگیزترین مسایل پروژه است. عدهای معتقدند در برخی پروژهها نظیر پروژههای اجتماعی و فرهنگی، اهداف کیفی هستند و نمیتوان آنها را اندازه گرفت؛ این نظر درست نیست. بهرحال باید به شکلی از نقطه توقف پروژه و موفقیت یا شکست آن آگاه شد. هر نقطه هدف کیفی، حتی احساسات را مهندسان باید به شکلی قابل اندازهگیری درآورند. مثلا بالا بردن سطح آگاهی مادران، یک پروژه در حوزه علوم اجتماعی است؛ باید تعریف نمود که میزان آگاهی فعلی در چه حدی است و به کدام نقطه مشخص باید رسید .
پیشاز آغاز پروژه کلیه افراد کلیدی باید به اجماعی روی نتایج درخواستی یا همان اهداف پروژه برسند؛ اگر اجماع افراد درگیر در پروژه بهدست نیاید پروژه پیش از آغاز محکوم به شکست خواهد بود؛ چرا که افراد مهم درگیر درمورد خروجیها که بیانگر شکست یا پیروزی پروژه است توافقی ندارند و هر یک برداشتی از خروجیها ارائه میدهند، از اینرو نمیتوانند همگی پروژه را تایید کنند. سعی کنید توافق تمامی افرادی که بعدها به تیم پروژه اضافه میشوند را نیز بر روی اهداف پروژه به دست آورید؛ مطمئن شوید که کلیه افراد اهداف را درک کردهاند .
هنگامی که مدیر مسئولیت سخت تحویل پروژه را بر عهده میگیرد باید مسوولیت سایر افراد در انجام هریک از قدمها تا رسیدن به هدف را مشخص کند. هنگامی که اهداف پروژه برای افراد بازگو میشود، باید نسبت به مسوولیتهایشان نیز توجیه گردند. مسوولیت هر فرد در تیم پروژه باید مشخص باشد و وی درقبال مسوولیتی که برعهده دارد، اختیار یا قدرت دریافت کند و در نهایت نسبت به آن حسابدهی داشته باشد. با تقسیم مسوولیتها، در لایههای بالایی سازمان پروژه اختیار بیشتر و قدرت کمتر و در لایههای پایینی آن قدرت بیشتر و اختیار کمتر وجود دارد. چگونگی توزیع قدرت و اختیار بسیار مهم است و از پروژهای به پروژه دیگر متفاوت میباشد .
پایگاه جامع مهندسی صنایع ایران
ثبت نام و عضویت میز کار